- Что такое инкассация
- Правила заполнения
- Передача наличных средств инкассаторам
- Как часто нужно отвозить деньги в банк
- Порядок применения препроводительной ведомости к сумке
- Когда и кем составляется ведомость
- Накладная к ПВС 0402300
- Образец составления препроводительной ведомости к сумке
- Общие положения
- Квитанция к ПВС 0402300
- Как быть если в документе допущены ошибки
- Как составить и оформить препроводительную ведомости к сумке
- Зачисление денежных средств на лицевой счет учреждения
- Препроводительная ведомость к сумке: образец заполнения
- Сколько экземпляров имеет ведомость
- Плюсы и минусы инкассации
- Как заказать инкассацию
- Как происходит инкассация
Что такое инкассация
Взыскание долгов — это услуга по безопасной перевозке ценностей. Вы можете перевозить деньги, документы и все остальное, что дорого вашему сердцу. Обычно предприниматели заказывают перевозку денег в банк, но пункт назначения может быть любым: в банк, из банка, между филиалами компании, в другую компанию или частному лицу.
Согласно Закону «О банках и банковской деятельности» (раздел 5, статья 5), инкассация денег, векселей, платежных и расчетных документов относится к банковским услугам и поэтому регулируется Центральным банком. Это означает, что никто другой не может предоставлять услуги по сбору, а только организации с соответствующими лицензиями.
Обычно, когда люди говорят об инкассации, они имеют в виду вооруженных охранников, которые приезжают вовремя на бронированном автомобиле. В действительности, это не единственный вариант. Существует также самоинкассация: вы можете внести деньги на свой банковский счет через кассира, через банкомат, через торговые автоматы, и вам даже могут доставить банкомат в магазин. Обо всем этом мы поговорим отдельно, а пока только о традиционном сборе денег, т.е. о вооруженной охране.
Правила заполнения
Заполнение декларации является обязанностью юридического лица, перечисляющего деньги. Как правило, эта обязанность возлагается на кассира компании.
Бумага нужна для того, чтобы зафиксировать целостность содержимого мешка. Документ составляется из трех частей: декларация, накладная, квитанция.
Ваучер прикрепляется к сумке с деньгами, квитанция остается в компании-отправителе.
Если наличные сдаются в банк без шифровального мешка, подается заявление на взнос наличных.
Передача наличных средств инкассаторам
При передаче наличных денег из кассы учреждения в кассовые аппараты необходимо заполнить расходный кассовый ордер (форма 0310002) (далее — РКО). При заполнении расходного кассового ордера на сумму инкассируемой наличности необходимо учитывать особенности заполнения следующих строк:
- в строке «Выдача» необходимо указать фамилию, имя, отчество (при наличии) работника учреждения, сформировавшего и передавшего инкассаторскую сумку с денежной наличностью должностным лицам кредитной организации (письмо ЦБ РФ от 16.10.2015 № 29-1-1-ОЭ/4065);
- в строке «Обоснование» можно написать «Передается банку через инкассатора и зачисляется на лицевой счет учреждения»;
- в строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат оформления.
На основании чека на получение наличных денег на дату его составления делается запись в кассовой книге (форма 0504514).
Сумки с наличными, сдаваемые в банк, должны быть упакованы кассиром учреждения таким образом, чтобы их нельзя было открыть без видимых признаков повреждения упаковки.
Сумка с наличными деньгами, сдаваемая в банк, должна быть снабжена:
- Карточка предъявления сумки (форма 0402300) — прикрепляется к сумке с наличностью (пункт 4.2 Положения 630-П);
- Сумка-квитанция (форма 0402300) — выдается инкассаторам для сдачи вместе с сумкой наличности в банк (п. 9.5 Постановления № 630-П);
- Квитанция на мешок (форма 0402300) — выдается инкассаторам для подписи, печати и даты получения мешка с наличностью после надлежащей проверки документов и целостности мешка. Это подтверждение остается у учреждения (пункт 9.6 Положения 630-П).
Перед получением сумки с денежной наличностью в учреждении кодировщик предъявляет кассиру учреждения доверенность организации на перевозку денежной наличности, кодирование денежной наличности и документы, удостоверяющие личность, или, по согласованию с клиентом, официальные документы, удостоверяющие личность (пункт 9.5 Положения 630-П).
Кассир организации предъявляет сотруднику по кодированию наличности сумку-образец, передает сумку с наличностью и накладную к ней (форма 0402300) и чек к сумке (форма 0402300).
В присутствии инкассатора инкассатор проверяет целостность мешка, соответствие мешка имеющемуся образцу мешка, правильность заполнения документов, включая указанные в них суммы и номер мешка (пункт 9.6 Положения 630-П).
Как часто нужно отвозить деньги в банк
Предприниматель может сам определять, как часто перечислять деньги на расчетный счет. В законодательстве существует понятие «лимит остатка денежных средств». — Это максимальная сумма, которая может находиться на вашем денежном счете. Но, во-первых, устанавливать его обязаны только средние и крупные компании, а во-вторых, его размер определяет сам предприниматель, говорится в руководстве ЦБ РФ.
Частным предпринимателям, микро- и малым компаниям не нужно устанавливать лимит — они могут держать на руках столько денег, сколько хотят, и переводить их на счет так часто, как им хочется.
Порядок применения препроводительной ведомости к сумке
Закон требует, чтобы банковские учреждения принимали наличные деньги от компаний при наличии следующих подтверждающих документов:
- подтверждение получения денежных средств,
- подтверждение внесения наличных денег,
- подтверждение внесения наличных денег и сопроводительное заявление (которое включает, помимо подтверждения внесения наличных денег, накладную и квитанцию).
Сумка с наличностью заполняется ответственным сотрудником юридического лица (кассиром или бухгалтером), который также составляет акт передачи. В то же время, пакет должен быть запечатан таким образом, чтобы пломба не могла быть нарушена без видимых признаков вскрытия. Накладная помещается внутрь инкассаторской сумки, а накладная и чек, также являющиеся частью сопроводительных документов, остаются снаружи.
Когда и кем составляется ведомость
Ведомость заполняется бухгалтером компании до того, как деньги будут опущены в инкассаторскую сумку. После составления документа он также помещается в сумку и извлекается только вместе с деньгами.
Накладная к ПВС 0402300
Данный документ заполняется клиентом банка, передается в инкассаторскую сумку (прикрепляется снаружи) и содержит, в частности, следующие реквизиты: дата, номер документа, ФИО вкладчика и получателя, наименование банка вкладчика и получателя, сумма к передаче, описание наличности, подпись должностного лица.
Форма документа и описание реквизитов (полей) приведены соответственно в приложениях 7 и 9 к Указанию Банка России от 30 июля 2014 года № 3352-У.
Образец составления препроводительной ведомости к сумке
Напишите в верхней части бланка:
- номер инкассаторской сумки, к которой прикреплено заявление,
- дата выдачи документа (она должна соответствовать дате перевода денег от компании в банк).
Затем следует заполнить графу «От кого». Здесь указываются данные отправителя денег (если это ответственный сотрудник компании, то следует указать его должность, фамилию, имя и отчество, а если деньги передаются через инкассатора, то достаточно указать полное название организации, деньги которой перевозятся).
Адресат средств должен быть указан в графе «Получатель» (чаще всего имена в двух вышеупомянутых строках пересекаются).
В строке «Дебет» введите номер банковского счета бенефициара, в строке «Кредит» — номер расчетного счета бенефициара. Немного ниже ИНН бенефициара и снова номер счета.
Еще одна вещь, которую необходимо ввести в документ:
- Названия банка-депонента и банка-получателя перевозимых средств,
- их БИК (банковский идентификационный код),
- а также сумму (прописью) и источник, из которого были получены средства.
Следующие данные снова должны быть введены в соответствующие поля с правой стороны:
- (теперь в цифрах),
- символ поступающих средств (исходный код — если вы сомневаетесь, можете обратиться за консультацией к специалисту вашего банка),
- разбивка суммы по источникам (если деньги были получены разными способами).
На второй странице бланка вы найдете опись переведенных денег. Здесь вы сможете ввести следующую информацию:
- количество банкнот в соответствии с их номиналом
- количество банкнот в соответствии с их номиналом и сумма в каждой строке (рассчитывается путем умножения значения в первой колонке на значение во второй колонке).
Наконец, заявление должно быть подписано всеми сотрудниками, участвующими в родах.
Общие положения
В соответствии с пунктом 2.4 Положения, утвержденного Банком России 24 апреля 2008 года № 318-П (далее — Положение), наличные денежные расчеты осуществляются банком на основании:
- кассовый чек 0402001;
- квитанция о внесении наличных 0402008; — квитанция о получении наличных 0402008;
- доказательство внесения наличных денег () 0402300, включая депозитный чек, приходный кассовый ордер и квитанцию.
В соответствии с пунктом 4.2 вышеуказанного положения, мешки заполняются и оформляются кассиром передающего юридического лица таким образом, чтобы целостность мешка и печать не могли быть нарушены без видимых следов. ПВС по форме 0402300 прикрепляется к мешку следующим образом: декларация отправляется внутри мешка, а квитанция и накладная прикрепляются к внешней стороне мешка.
При обнаружении ошибок в накладной и квитанции сумка с этими документами не будет принята должностными лицами, осуществляющими инкассацию, и будет возвращена передающему должностному лицу. Запрещается исправлять ошибки в ПВС 0402300 (п. 4.3 Правил).
Читайте также: Вклад Сохраняй в СберБанке 2023 под 6
Квитанция к ПВС 0402300
Цель этой части PVS — доказать, что инкассирующий сотрудник принял сумку с наличными. После передачи сумки этот документ остается в организации с отражением подписи сотрудника, осуществляющего инкассацию, и соответствующей печати (см. также письмо Банка России от 16.10.2015 № 29-1-1-ОЭ/4065).
Форма документа и описание реквизитов (полей) приведены соответственно в приложениях № 7 и 9 к Указанию Банка России от 30 июля 2014 года № 3352-У.
Как быть если в документе допущены ошибки
Аффидавит является строго отчетным документом, поэтому при его заполнении следует быть предельно внимательным, стараясь избегать любых неточностей и ошибок. Исправления в заявлении не допускаются, поэтому при наличии ошибок следует составить новый бланк документа.
Как составить и оформить препроводительную ведомости к сумке
Данный документ имеет стандартизированную форму под кодом ОКУД 0402300, применимую к заявке. В нем содержится вся необходимая информация:
- информация о компании и кредитной организации, в которую перечисляются деньги,
- номера счетов
- сумма переведенных денег, разбитая на банкноты
- источник средств
- дата передачи.
Кроме того, заявление будет содержать оригинальные подписи ответственных лиц:
- клиент,
- бухгалтер
- и кассира банка, принимающего сумку с точной суммой, указанной в выписке.
Заверять документ печатью компании не обязательно, так как с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности заверять свои документы печатями и штампами. Однако если использование печатей предусмотрено учетной политикой компании, то бланк должен быть проштампован (также следует учитывать, что некоторые кредитные организации по инерции требуют проставления печатей на документах юридических лиц, несмотря на отмену этого требования в законе).
Зачисление денежных средств на лицевой счет учреждения
В соответствии с пунктом 44 Правил № 22н территориальный орган Федерального казначейства на основании заявления и информации, содержащейся в прилагаемом счете-фактуре на мешок (форма 0402300) не позднее дня, следующего за днем получения выписок банка, формирует платежные документы на перечисление средств со счета 40116 на единый казначейский счет, а затем отражает эти операции на лицевом счете учреждения и передает их в банк.
Примечание: если на основании информации, указанной в счете-фактуре на мешок (форма 0402300), невозможно определить счет казначейства (лицевой счет клиента), на который должны быть зачислены уплаченные средства, территориальный орган Федерального казначейства не позднее 10 рабочих дней после получения средств перечисляет полученные средства на единый счет казначейства для дальнейшего уточнения вида и принадлежности платежа в соответствии с Порядком казначейского обслуживания, утвержденным приказом Федерального казначейства от 14.05.2.
Препроводительная ведомость к сумке: образец заполнения
Если вы раньше не сталкивались с заполнением этого документа, вы должны, по крайней мере, иметь общее представление о том, как он выглядит. Лучшим решением будет посмотреть на уже готовый образец. Пример одного из них показан ниже.
Заявление в трех экземплярах выдается только вместе с сумкой. Он уже должен быть доставлен в пункт продажи с информацией о службе инкассации.
При транспортировке денег отправителю достаточно ввести информацию и поставить необходимую подпись. Как видно из примера, документ подписан тремя людьми, двое из которых являются клиентами, а один — агентом по взысканию.
Важно четко следовать процедуре и не вносить никаких изменений. Заявление является строго расчетным документом, поэтому заменить испорченный бланк очень сложно.
Имеется типовой бланк, чтобы исключить возможность манипуляций с ним. Если вы всегда пользуетесь одной и той же услугой, меняется только сумма, номер сумки и имена ответственных лиц. Вся остальная информация остается стандартной.
Форма должна быть заполнена на копии. Первые два листа, включая рукописный, кладутся в мешок для денег. Один из бланков передается компании по взысканию долгов, а второй, вместе с наличными или ценностями, — финансовому учреждению. Третья копия остается у отправителя.
Сколько экземпляров имеет ведомость
Декларация составляется в трех экземплярах
(имеется в виду само заявление, накладная и чек):
- первый — первый из которых хранится вместе с деньгами в инкассаторской тетради,
- второй — вторая передается работнику кредитной организации (на ней должен быть проставлен штамп инкассации),
- третий — остается в бухгалтерии компании, которая переводит деньги из кассы в банк.
Последний экземпляр должен быть заверен автографом инкассатора, в дальнейшем этот документ служит основанием для внесения необходимой информации в кассовую книгу предприятия.
Следует отметить, что лучше всего заполнять заявление через специальную копировальную бумагу, в этом случае все копии будут абсолютно идентичны, не говоря уже о том, что это сэкономит некоторое время.
Плюсы и минусы инкассации
Предприниматели заказывают инкассацию, чтобы обезопасить свои деньги и потратить меньше времени. С другой стороны, вам все равно придется тратить время на оформление и заполнение документов. Давайте рассмотрим все плюсы и минусы, чтобы понять, стоит ли тратить деньги на инкассацию.
Есть несколько преимуществ коллекционирования: это безопасно, быстро и вам практически не придется отрываться от работы.
- Безопасность. Инкассаторы защищают ваши деньги: у них есть торговые автоматы и бронированный автомобиль. Они следят за тем, чтобы деньги поступали в банк. Когда вы управляете своими собственными деньгами, вы несете за них ответственность. И машина вам не принадлежит.
- Отсутствие простоев. Если вы работаете без сотрудников, вам придется выбирать: либо идти в банк, либо идти на точку. За все время, которое вы проводите в банке, пункт простаивает, и вы не зарабатываете деньги. При инкассации вы не тратите время на посещение банка.
- Скорость зачисления. Инкассаторы не просто приносят деньги в банк, они переводят их на текущий счет. Иногда, если вы вносите деньги через операциониста в банке, что-то идет не так, и вам приходится долго ждать, пока деньги поступят. Инкассаторы работают быстро. Если все подтверждающие документы оформлены правильно, деньги собираются и зачисляются на ваш счет в течение 1 дня.
Недостатком инкассации наличных является бюрократия. Чтобы деньги поступали, нужно каждый раз подписывать договор на обслуживание и заполнять стопку подтверждающих документов. Документы нужно заполнять заранее: у инкассаторов есть расписание, и время на каждый пункт ограничено.
Документы строгие: никаких приблизительных сумм или исправлений. Если вы допустите ошибку, коллекторы не будут ждать, пока вы ее исправите. Они не примут наличные, и вам придется написать апелляцию и заплатить за инкассацию.
Как заказать инкассацию
Подготовка к первому взысканию самая длительная: необходимо составить договор с коллекторской компанией, согласовать сумму и график и заполнить документы. С момента обращения в банк до момента прибытия машины за деньгами может пройти несколько недель. В следующий раз вам нужно будет только заполнить подтверждающие документы — их всего три, и набор всегда один и тот же.
- Оставить предварительную заявку на инкассацию. Обычно запрос можно сделать через форму на сайте банка или компании по взысканию долгов. Некоторые банки требуют повестку в суд.
- Согласовать тарифы. Иногда банк публикует тарифы на своем сайте, и вы заранее знаете, сколько будет стоить взыскание долга для компании с вашими параметрами. Если нет общедоступных тарифов, вам придется договариваться о них индивидуально.
- Заключить договор обслуживания и график выездов. Если инкассатором является ваш банк, договор будет двусторонним, если это отдельная служба инкассации, договор будет трехсторонним: вы, банк и инкассаторы. В договоре прописаны обязанности сторон: инкассаторская компания отвечает за транспортировку, конвертацию и зачисление денег на ваш расчетный счет. Если с деньгами что-то случится, коллекторская компания вернет всю сумму торговцу.
- Для того чтобы служба инкассации согласилась работать с вами, вы должны обеспечить свободный доступ в ваше помещение и отсутствие посторонних людей в коридорах по пути к кассе. Кассовый аппарат должен быть заперт, а покупатели и клиенты не должны находиться в помещении во время инкассации.
Как происходит инкассация
Вместе с договором вы согласовываете и подписываете график прибытия автомобиля. Перед каждым прибытием необходимо заполнить сопроводительные документы.
- Заполнить документы на перевозку, сложить деньги в сумку и запечатать. Для того чтобы коллекторский агент мог забрать ваши деньги, вы должны заполнить «Bag Transmittal Sheet 0402300». Он состоит из аффидевита, доказательства доставки и квитанции. Вы должны сами заполнить все документы. В банке вам дадут список, как их заполнять. Если нет, воспользуйтесь официальными разъяснениями в приложениях к Указанию Банка России № 3352-У.
- Передать деньги инкассатору. Передача денег инкассатору — это почти как встреча двух разведчиков во вражеском лагере. Когда кассир приходит к вам, он должен доказать, что он действительно тот, за кого себя выдает. Он показывает кассиру свой паспорт и доверенность на право распоряжаться деньгами. Раньше кассир также требовал предъявить карту безопасности, но с 3 июля 2018 года это требование было отменено.
- Затем кассир кладет деньги в мешок для сбора денег. Службы инкассации могут работать с сейфами или холщовыми мешками для сбора мусора. При заключении договора узнайте, с каким банком работает ваш банк. Сумки обычно приходится покупать самостоятельно, в то время как холщовые сумки носят с собой инкассаторы.
- Сейф-пакет — это одноразовый пластиковый пакет для денег и документов. Его особенность заключается в том, что после того, как пакет запечатан, его невозможно открыть незаметно. Иногда сумки выдаются банком, иногда их приходится покупать самостоятельно.
- Если ваш банк работает с инкассаторскими пакетами, вы получите персональный пломбиратор вместе с документами и графиком инкассации. Он выглядит как плоскогубцы, но на его пластинах выгравирован номер пункта сбора. Чтобы запечатать пакет, кассир обвязывает его бечевкой, накладывает на концы свинцовую пломбу и сжимает ее пломбиратором.
- Положите деньги в сумку или кошелек, положите чек в ту же сумку и закройте ее. Сохраните чек и доказательство доставки. Убедитесь, что все документы точно совпадают — иначе коллекторы не примут деньги, и вы заплатите за пустой бланк.
- Затем сборщик проверяет целостность пакета, соответствие печати образцу и убеждается, что все документы заполнены правильно.
- Если все в порядке, инкассатор должен поставить печать и подпись на квитанции. Квитанция остается у кассира как доказательство того, что инкассатор получил сумку с деньгами и теперь несет за нее ответственность.
- Если что-то пойдет не так, например, в документах будут ошибки или исправления, суммы не совпадут или сумка будет повреждена, инкассатор не примет деньги, и вы заплатите за отказ.